Hướng dẫn sử dụng MS PowerPoint 2007 - Phần V: Chuẩn bị thuyết trình

Theo Microsoft Việt Nam

Phần V: Chuẩn bị thuyết trình

Bảo vệ, in ấn và chuẩn bị sẵn sàng cho bài thuyết trình
a. Kiểm chứng, in ấn và chuẩn bị thuyết trình

Bạn đã biết cách tạo ra các slide cho bài thuyết trình và bạn phải chuẩn bị cho bài thuyết trình trước công ty. Hãy bắt đầu xem lại bài thuyết trình trên máy tính của bạn, kiểm tra chính tả, kiểm tra ghi chú. Sử dụng chế độ xem trước khi in để xem bản in như thế nào và chọn chế độ in ấn cho phù hợp.
Khi mọi thứ đã chuẩn bị, chuyển bài thuyết trình của bạn qua CD hay trên một máy tính nào đó để bạn có thể truy cập cho buổi thuyết trình. Chức năng packaging sẽ giúp bạn làm điều này.

b. Duyệt lại trên máy tính
Khi đã có một bài thuyết trình bạn có thể xem lại nó bất kỳ thời điểm nào bằng chức năng Slide Show view.
1. Để mở chức năng Slide Show view, chọn tab Slide Show và chọn lệnh trong nhóm Start Slide Show để bắt đầu slide đầu tiên hay slide hiện tại.
2. Chức năng Slide Show view sẽ phủ toàn bộ màn hình máy tính.
3. Muốn chuyển từ slide này đến slide khác là sử dụng thanh công cụ Slide Show ở bên trái phía dưới màn hình. Mũi tên chỉ dẫn xuất hiện khi bạn rê con trỏ đến khu vực này. Một cách khác để chuyển từ slide này đến slide khác là bằng cách click con chuột.
4. Để thoát khỏi chế độ Slide Show ở bất thời điểm nào thì bạn nhấn phím ESC trên bàn phím, nó sẽ trở về chế độ Normal. Ở chế độ này bạn có thể điều chỉnh những thay đổi cần thiết.
Cách khác để chuyển sang chế độ thuyết trình Slide Show là nhấn phím F5 để bắt đầu từ slide đầu tiên hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + F5 để bắt đầu thuyết trình từ slide hiện tại, hoặc bạn có thể click vào nút Slide Show ở bên phải dưới màn hình.
c. Kiểm tra ngữ pháp và những bình luận (comment) trên slide
Bạn muốn lại trừ bất cứ lỗi chính tả nào hoặc tìm những cái sai ngớ ngẩn trước khi thuyết trình, hãy chọn tab Review để thực hiện kiểm tra chính tả, nhưng nên nhớ rằng chưa có công cụ kiểm tra lỗi chính tả cho tiếng Việt. Đây cũng là nơi xem bình luận của người khác họ xem slide của bạn.

1. Trên tab Review, trong nhóm Proofing, click Spelling.
2. Bạn cũng có thế muốn người khác xem qua bài thuyết trình của bạn và cho bình luận trước khi bạn thuyết trình. Tìm lệnh New Comment, trong nhóm Comments, trên tab Review. Một người thêm bình luận chỉ việc click vào lệnh và nhập bình luận của mình cho từng slide. Khi xem lại những bình luận này, bạn sử dụng Previous và Next trong nhóm Comments.

d. In ấn tài liệu
Chương trình in của PowerPoint printout ra thường được gọi là handout. Handout có thể có một hay nhiều slide trong một trang, nhiều nhất là 9 slide.

Cách tốt nhất là dùng lệnh Print Preview để chọn kiểu handout trước khi in ấn. Bắt đầu bằng cách click Print Preview trên nút Microsoft Office.
1. Trong Print Preview, chọn mũi tên trong hộp Print What.
2. Chọn một kiểu handout trong danh sách.
3. Chỉ con chuột vào kiểu handout nào, thì kiểu này phóng to cho bạn xem định dạng này. Đối với những định dạng có 3 slide thì có cả phần ghi chú.

e. In ấn ghi chú

Bạn đã in tài liệu cho người tham gia buổi thuyết trình và bạn muốn in ấn thêm ghi chú cho chính mình để thuận tiện diễn đạt trong khi thuyết trình. Cũng bằng cách chọn Print Preview trên nút Microsoft Office.
1. Để in ghi chú người diễn thuyết, chọn Notes Pages trong hộp Print What.
2. Ghi chú của bạn được hiển thị trên màn hình.

f. Thêm nội dung footer trong tài liệu handout và tài liệu notes

Print Preview cũng cho phép bạn thêm hoặc điều chỉnh footer trong tài liệu handout hoặc tài liệu note. Mặc định thì tài liệu in ấn handout và tài liệu note đã có sẵn số trang. Nếu bạn muốn muốn thay đổi chúng bằng một đoạn text thì làm những bước sau:
1. Chọn Options và sau đó nhấn Header and Footer.
2. Chọn Footer và sau đó nhập đoạn text bạn muốn thêm vào ví dụ như "Confidential". Nếu bạn muốn thêm ngày giờ thì chọn Date and time và sau đó định dạng ngày giờ trong hộp thoại.

g. Chọn màu sắc để in ấn

Tùy thuộc vào máy in, nên bạn có thể in ấn bài thuyết trình có màu sắc hoặc trắng đen. Sau đây là cách in ấn:
1. Dưới Print Preview, chọn Options và chỉ đến Color/Grayscale, sau đó chọn lựa. Nếu bạn trong máy in đen trắng, thì mặc dù bạn đã chọn màu thì kết quả ra vẫn là màu đen trắng.
2. Mẫu xem lại của tài liệu in màu.
3. Mẫu xem lại của liệu in ấn màu xám, màu nền là màu trắng.
4. Mẫu xem lại của tài liệu in trắng đen.

h. Đóng gói bài thuyết trình

Bạn muốn sao chép một file trực tiếp đến một đĩa CD. Nếu bạn sao chép tài liệu đến một folder thì bạn có thể burn vào CD, bạn cũng có thể copy file đến mạng nội bộ để truy cập từ máy tính của mình. Để đóng gói bài thuyết trình của bạn:

1. Click vào nút Microsoft Office
2. Chỉ đến Publish và chọn Package for CD.
3. Trong hộp thoại mở ra, chọn gói tin sao chép đến một file khác hay sao chép đến CD.